Polityka ochrony danych osobowych serwisu Praktycy.eu 

(obowiązuje od dnia 1.01.2025)

1. Administrator danych 

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Praktyków Transformacji Cyfrowej „Praktycy.eu” (z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Bluszczańska 68, m 52, KRS 0001087530, NIP 5214057684, REGON 527793811, dalej: „Administrator”, „Stowarzyszenie”.

Kontakt w sprawach ochrony danych, e-mail: office@praktycy.eu adres korespondencyjny: jak wyżej z dopiskiem „RODO”.
Stowarzyszenie nie powołało Inspektora Ochrony Danych; w sprawach związanych z danymi prosimy o kontakt z Administratorem.

2. Zakres i kategorie przetwarzanych danych 

W zależności od tego, z jakich funkcji serwisu Praktycy.eu korzystasz, możemy przetwarzać w szczególności:

• dane kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa organizacji / firmy, stanowisko,
• dane związane z uczestnictwem w wydarzeniach: informacje o zgłoszeniu na szkolenie / webinarium / konsultacje, preferencje dotyczące komunikacji, potwierdzenia udziału,
• dane wynikające z korespondencji: treść wiadomości, informacje przekazane nam dobrowolnie w formularzu kontaktowym lub e-mailem,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (logi serwera, adres IP, podstawowe dane o urządzeniu i przeglądarce) – w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

Nie zbieramy w sposób zamierzony szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych), chyba że jest to wyraźnie wskazane i niezbędne w konkretnym projekcie – wtedy poinformujemy o tym osobno.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania 

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach:

1. Kontakt i obsługa zapytań
   • cel: udzielenie odpowiedzi na pytania przesłane przez formularz kontaktowy lub e-mailem, prowadzenie bieżącej korespondencji, umawianie spotkań / konsultacji;
   • podstawa:
     • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością Stowarzyszenia i prowadzonymi projektami.
       
2. Newsletter i komunikacja merytoryczna

1. cel: wysyłka newslettera oraz informacji o projektach, wydarzeniach, publikacjach i działaniach Stowarzyszenia, w tym treści o charakterze edukacyjnym i branżowym;
2. podstawa:
   • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (zapisu na newsletter dokonujesz dobrowolnie, podając adres e-mail i akceptując regulamin / klauzulę),
   • w zakresie, w jakim przepisy to dopuszczają – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes, gdy wysyłamy informacje do osób, z którymi utrzymujemy relacje zawodowe i które można racjonalnie uznać za zainteresowane danym tematem).
     
3. Rejestracja i realizacja szkoleń, warsztatów i wydarzeń online/offline

1. cel: przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie list uczestników, obsługa wydarzeń (w tym wysyłka linków, materiałów, potwierdzeń udziału, ankiet ewaluacyjnych), rozliczanie projektów grantowych;
2. podstawa:
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy (udział w wydarzeniu),
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (np. rozliczenia projektów finansowanych ze środków publicznych / grantów),
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes (dokumentowanie działań, ewaluacja projektów, obrona przed ewentualnymi roszczeniami).
     
3. Realizacja usług doradczych i współpracy projektowej

1. cel: przygotowanie i realizacja umów, rozliczanie wynagrodzeń, współpraca z partnerami i grantodawcami;
2. podstawa:
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem,
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i księgowe,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na dokumentowaniu współpracy.
     
3. Bezpieczeństwo serwisu i statystyki

1. cel: zapewnienie bezpieczeństwa serwisu (np. wykrywanie nadużyć), prowadzenie podstawowych statystyk odwiedzin (anonimowych lub zagregowanych);
2. podstawa:
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora.

Jeżeli opieramy przetwarzanie na zgodzie (np. newsletter), możesz ją w każdej chwili wycofać – nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

4. Odbiorcy danych 

Twoje dane mogą być przekazywane:

• podmiotom, z którymi współpracujemy przy obsłudze serwisu i projektów (dostawcy hostingu, systemów mailingowych, narzędzi do webinarów, rozliczeń księgowych) – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych,
• partnerom projektowym i grantodawcom – w zakresie niezbędnym do rozliczenia projektów lub wykazania rezultatów (zgodnie z umowami i przepisami),
• organom publicznym – wyłącznie w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Nie przekazujemy danych do państw trzecich poza EOG, chyba że wyraźnie o tym poinformujemy (np. przy korzystaniu z określonego narzędzia online działającego na serwerach poza UE).

5. Okres przechowywania danych 

Dane osobowe przechowujemy przez okres:

• korespondencja / formularz kontaktowy: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy, chyba że przepisy wymagają dłuższego okresu lub zachodzi potrzeba obrony przed roszczeniami,
• newsletter: do czasu wypisania się z listy mailingowej lub cofnięcia zgody,
• udział w szkoleniach / projektach: przez okres trwania projektu oraz przez czas wymagany przez grantodawcę i przepisy (najczęściej 5–7 lat dla dokumentacji księgowej i projektowej),
• dane kontrahentów (umowy): przez okres obowiązywania umowy oraz czas przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego i podatkowego.

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

6. Prawa osób, których dane dotyczą 

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy i kopii danych),
• prawo sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli to zgoda jest podstawą przetwarzania).

Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami na adres: office@praktycy.eu (lub inny wskazany).

Masz również prawo złożyć skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami.

7. Dobrowolność podania danych 

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne:

• brak podania adresu e-mail uniemożliwi zapis na newsletter, 
• brak danych wymaganych w formularzu rejestracyjnym może uniemożliwić udział w szkoleniu / wydarzeniu,
• brak danych wymaganych przepisami (np. do wystawienia faktury lub rozliczenia projektu) uniemożliwi zawarcie i realizację umowy.

Przy każdym formularzu staramy się jasno wskazywać, które dane są obowiązkowe, a które opcjonalne.

8. Pliki cookies i technologie śledzące 

Serwis Praktycy.eu może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies niezbędne),
• prowadzenia anonimowych lub zagregowanych statystyk odwiedzin,
• dostosowania wybranych treści do podstawowych preferencji użytkowników.

Szczegółowe informacje o rodzajach cookies, czasie ich przechowywania oraz sposobach zarządzania nimi znajdują się w odrębnej Polityce cookies dostępnej na stronie Praktycy.eu.

9. Zmiany polityki 

Niniejsza Polityka ochrony danych może być okresowo aktualizowana, m.in. w celu dostosowania jej do zmian przepisów prawa, zaleceń organu nadzorczego lub zmian w sposobie działania serwisu.

Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana na stronie Praktycy.eu z odpowiednim wyprzedzeniem. Zmiany nie będą naruszać praw nabytych osób, których dane dotyczą; korzystanie z serwisu po dacie wejścia w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej treści Polityki.